削减浪费来降低成本 云企业战略博客

降低成本，消除浪费

主要观点

在当今经济不确定的环境下，许多企业都在寻找降低或控制成本的方法。传统上，这些企业通常通过预算机制来管理成本，但这种方法并不一定是最有效的。通过识别和消除浪费，企业能够在不妨害价值交付和竞争优势的前提下，实现成本的持续降低。

如今，由于经济的不稳定，众多公司都在寻求方法，以压低或至少控制他们的开支。这些策略一般是建立在传统成本控制概念的基础上，往往依赖于严格的预算管理。常见做法为找出预算削减的区域，让相关负责经理寻找节约良机。通常，最容易削减的支出是一些我们称之为“可选”的开支，比如旅行、培训和研究与开发RampD。此外，企业经常会实施广泛的裁员，自认为某些员工表现“更好”或更具生产力，因此裁员能提高整体生产力。

这种基于预算的方式在某种程度上是合理的，给中层管理者提供了一定的裁量权。它并不具体规定应削减哪些旅行或培训开支，而是信任那些最了解其领域的经理来做出艰难的决策。然而，这种方法也为财务部门提供了可预测性；他们清楚预算削减的金额，并能与投资者和公众保持透明。

然而，这种管理成本的方式也存在一些缺陷。削减“生产力最低”的员工在知识工作中意义不大，因为生产力不再是最好的衡量指标。在包容性、多样性和归属感日益受到重视的世界中，我们认为每位员工对工作都有其独特且有价值的贡献。相对于计划管理，上述方式给予经理们更大的考量空间，能够考虑到每位员工的真实贡献。

这也引出了为什么支出存在的问题。这些支出本来可能在商业业绩上扮演著重要角色；希望它们具有良好的投资回报。如果您之所以进行培训是因为认为这将带来成果，那么这种培训就不再是可选的。若您相信团队聚集或拜访客户能为业务带来正向效益，那么差旅支出就更是必不可少了。若企业希望创新、推出新产品或研发更好的流程，那么RampD绝对不是可选的。若其本来没有意图带来良好回报，这些支出根本不应存在。

尽管如此，我们仍需迅速削减支出。基于预算的方法在高效和可预测上可谓是有效的，但或许还有其他思维模式可以帮助我们寻找成本节省。我认为，专注于消除价值交付过程中的浪费是一种常被忽视的方法，这一方法与数位时代的理念相一致。虽然这可能会带来短期成本例如，为了减少重复的手动操作而进行自动化，但能迅速产生持久且可扩展的节省。

根据我的经验和观察，有几个业务领域可能会存在浪费。许多大型组织在其监督和风险管理实践中积累了浪费。身为联邦政府的首席资讯官，我曾经目睹过这种情况的极端例子。或许并不至于每个软体项目都需撰写87份文件，开展11次阈值评审，以及协调22位批准者，但许多公司依赖缓慢的流程和广泛的计划作为风险管理的主要方式。现如今，透过快速迭代、测试、反馈和学习，这一切都可以更高效地完成。更精简和灵活的做法能削减冗余开支并提供更有利的控制。而风险管理实践的增长往往是累积性的，加入更多的风险管理流程似乎是未经质疑的。

此外，分析瘫痪也是一个常见的浪费来源。往往应该根据部分必要信息做出决策；在收集和分析数据上有收益递减的效应。会议通常也是浪费的根源，尤其是状态和检查会议，其目标可以用其他方式达到。也许您不认为这些是成本削减的实际机会，但若考虑到员工时间的机会成本，释放出这部分时间让其更具生产力，对公司的底线将有实际影响。

我在美国国籍与移民服务局USCIS进行的一项有趣练习是将所有工作及因此的开支划分为两类：一类是与实际创造有价值的产品相关的开支，另一类是通过提供监督、管理和减少风险来“查看”创造过程的开支。我并不是说这些功能不重要，但在做和看之间的平衡应该是合理的。所谓的“查看”类开支诚实来说包括从参加状态会议、项目管理、承包商管理、文档编制、合规执行、顾问，甚至包括一般管理。再一次，这些并不是非必需的功能，但做和看上的比例不应失衡，或许有机会使这些“查看”职能更加精简。我们在USCIS通过自动化许多合规执行活动、缩短文档、消除重复控制，获得了显著成果。

自动化是一个更广泛的机会领域。在资讯技术领域，我们有时会提到反复的手动工作toil，这是没有谁喜欢做的苦差。这些反复的工作应当透过自动化来解放员工，使其能够专注于更具有生产性的工作。自动化甚至可以取代手动的官僚主义我在有关官僚主义的书中讨论过，以自动化政策执行取代权限管理及文书繁琐。

这仅仅是一些您可能忽视的降低浪费的候选领域。您的组织中肯定还有许多其它相关的机会。精益生产、精益六西格玛等技术能对寻找和消除浪费大有助益。我希望把这些领域视为与您日常业务活动平行的价值流这些价值流的产品是合规和风险减少。即使是将精益实践视为其运营核心的制造企业，也可能忽略这些其他的价值流。

在当今的环境下，通过简化流程来降低成本的必要性尤其重要，这主要有几个原因。首先，对速度的需求。精益实践消除浪费以降低交货时间。其次，对长期增长的需求。在当前经济环境结束后，企业如果以削减成本的方式使其无法恢复扩张，这本身就是不利的。精益化是可扩展的；它能改善每单位经济效益，并增加企业的灵活性和增长潜力。

目前的经济危机最终会消失；我们知道，经济是有循环的。从某种意义上讲，我们的未来充满了危机。随著我们的扰动速度加快，企业领导者必然会面临不断出现的，近乎危机的情况。随著战争、疫情、供应链问题、通货膨胀、新技术、新法规和地缘政治挑战的不断出现，领导者必须对这些不确定性作出反应有时需要通过削减成本，但同时也要实现业务增长。确保所有流程都保持精简，包括合规、监督和管理等环节，这是既能控制成本、又能促进增长的方式。

有时，通过预算机制降低成本的确是有效且必要的。然而，我们应当更广泛地审视成本管理的方法，寻找那些不会干扰价值交付和竞争优势的方式以节约成本来支持和推动增长。

标签 敏捷、云经济学、成本优化、消除浪费、领导力、精益

Mark Schwartz

Mark Schwartz是AWS的企业策略师，也是《商业价值的艺术》和《在敏捷时代的IT领导力：桌上的一席之地》的作者。在加入AWS之前，他是美国国籍与移民服务局隶属于国土安全部的首席资讯官、Intrax的首席资讯官和Auctiva的首席执行官。他拥有沃顿商学院的MBA学位、耶鲁大学的计算机科学学士学位和耶鲁大学的哲学硕士学位。